การดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารทางการเงินสำหรับการเดินทางไปปฏิบัติราชการ

1.การขออนุญาตไปราชการ

ขั้นตอน	เอกสารที่ใช้	รายละเอียด
1.ประสานกับแผนกยานพาหนะ ฝ่ายอำนวยการ เพื่อแจ้งความประสงค์ในการเดินทางไปราชการและตรวจสอบตารางการใช้รถ	1.ใบขออนุญาตใช้รถราชการ 2.สำเนาหนังสือหรือบันทึกข้อความจากหน่วยงานที่เชิญไปราชการ	ใบขออนุญาตใช้รถราชการ 1.ชี้แจงรายละเอียดการไปปฏิบัติราชการอ้างถึงเลขที่หนังสือที่ระบุการมอบหมายให้ไปราชการ   1.1 สถานที่ ระยะเวลา   1.2 ผู้ร่วมการเดินทาง   1.3 เวลาออกเดินทาง และระยะทาง   1.4 ผู้ที่เดินทางไปราชการเป็นผู้ลงนามขออนุญาตในแบบฟอร์มและหากมีผู้ไปราชการหลายคน ให้มีตัวแทนเป็นผู้ลงนาม 2.นำเสนอหัวหน้าฝ่ายอำนวยการลงนามอนุญาต 3.หัวหน้ายานพาหนะระบุหมายเลขรถราชการพร้อมพนักงานขับรถยนต์และลงนามอนุญาต 4.นำเสนอขออนุมัติจากผู้อำนวยการศูนย์ฯ
2.ดำเนินการขออนุญาตไปราชการ	1.บันทึกข้อความขออนุญาตไปราชการ 2.หนังสือบันทึกข้อความจากหน่วยงานที่เชิญไปราชการ 3.ใบขออนุญาตใช้รถราชการ	บันทึกข้อความขออนุญาตไปราชการ 1.ชี้แจงรายละเอียดการไปปฏิบัติราชการหัวขอเรื่องที่ต้องไปราชการโดยอ้างถึงหนังสือที่ระบุการมอบหมายให้ไปราชการ   1.1 สถานที่ ระยะเวลา   1.2 ผู้ร่วมการเดินทาง   1.3 เวลาออกเดินทางและระยะทาง   1.4 ขอใช้รถราชการในการเดินทางหรือไม่หากขอต้องระบุหมายเลขทะเบียนรถราชการ   1.5 ผู้ที่เดินทางไปราชการเป็นผู้ลงนามขออนุญาตในแบบฟอร์มและหากมีผู้ไปราชการหลายคน ให้มีตัวแทนเป็นผู้ลงนาม 2.นำเสนอผู้อำนวยการศูนย์ฯลงนาม
3.ยื่นเรื่องยืมเงินไปราชการ	1.ใบประมาณการค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ 2.สัญญาการยืมเงิน 3.สำเนาบันทึกขออนุญาตไปราชการ 4.สำเนาหนังสือบันทึกข้อความจากหน่วยงานที่เชิญไปราชการ	ใบประมาณการค่าใช้จ่าย 1.ระบุการคำนวณค่าใช้จ่ายตามจำนวนวันและจำนวนผู้เดินทางตามประเภทของตำแหน่งผู้ไปราชการ เช่นประเภทวิชาการ ประเภทบริหาร เป็นต้น ประกอบด้วย   1.1 ค่าเบี้ยเลี้ยง มี 2 อัตรา ได้แก่ อัตราวันละ 270 บาท สำรับระดับ C9 ขึ้นไป และอัตราวันละ 240 บาท สำหรับระดับ C8 ลงมา   1.2 ค่าที่พัก (ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การจัดงานและการประชุมระหว่างประเทศ (ฉบับที่ 3) พ.ศ.2555      1.2.1 การฝึกอบรมข้าราชการประเภท ก ค่าเช่าห้องพักคนเดียว ไม่เกิน 2,000 บาท    ค่าเข่าห้องพักคู่ ไม่เกิน 1,100 บาท     1.2.2 การฝึกอบรมข้าราชการประเภท ข และการฝึกอบรมบุคคลภายนอก ค่าเช่าห้องพักคนเดียว ไม่เกิน 1,200 บาท  ค่าเช่าห้องพักคู่ ไม่เกิน 750 บาท 2.นำเสนอเจ้าหน้าที่การเงินเพื่อประกอบการยื่นเรื่องยืมเงินไปราชการ    ค่าพาหนะ หมายถึง    -รถโดยสารประจำทาง เช่น รถทัวร์    -รถจ้างเหมา เช่น รถแท็กซี่ อัตราค่ารถขาไปและกลับไม่เกินกิโลเมตรละ 100 บาท กรณีจ้างเหมาพาหนะต้องทำเรื่องขออนุญาตจ้างเหมาโดยใช้เอกสารบันทึกขออนุญาตจัดจ้างพร้อมแนบใบขออนุญาตใช้รถราชการที่หัวหน้าแผนกยานพาหนะระบุเหตุผลที่รถไม่ว่าง    ค่าใช้จ่ายอื่น เช่น ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าทางด่วน    สัญญายืมเงิน    1.ระบุจำนวนเงินที่ประสงค์ขอยืมในการไปราชการยอดเงินตามที่ระบุในใบประมาณการ    2.ผู้ยืมเงินต้องเป็นผู้ที่มีรายชื่อร่วมไปราชการด้วย    3.แผนกการเงินนำเสนอผู้อำนวยการศูนย์ฯ เพื่อพิจารณาอนุมัติ

2.การส่งใช้เงินยืมหลังกลับจากไปราชการ

ขั้นตอน	เอกสารที่ใช้	รายระเอียด
1.ยื่นเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการไปราชการที่แผนกการเงิน	1.ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ 2.หลักฐานการจ่ายเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ 3.ใบเสร็จรับเงินค่าที่พัก ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าพาหนะ 4.บันทึกขออนุญาตไปราชการ 5.สำเนาหนังสือบันทึกข้อความจากหน่วยงานที่เชิญไปราชการ	ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ   1.ระบุรายละเอียดการยืมเงิน บริเวณมุมด้านบนฝั่งซ้ายของเอกสาร      -เลขที่สัญญายืมเงินและวัน ที่ยืมเงิน      -ชื่อผู้ยืมเงินและจำนวนเงิน   2.ชี้แจงรายละเอียดการไปราชการ ได้แก่      -เลขที่บันทึกข้อความที่อนุมัติให้ไปราชการ      -ระบุสถานที่ และระยะเวลา      -รายชื่อผู้ร่วมเดินทาง      -วันที่และเวลาในการออกเดินทาง      -วันที่และเวลาที่กลับจากราชการ       -จำนวนรวมของวันและเวลาที่ไปราชการโดยคิดตามจริง ซึ่งจำนวนชั่วโมงจะต้อง เกิน 12 ชั่วโมงจึงจะเบิกเบี้ยเลี้ยงได้ เช่น ไปราชการ วันที่ 1-3 ก.พ.57 ออกเดินทาง 08.00 น.และกลับเวลา 20.30 น.       รวมเวลาไปราชการ จำนวน 2 วัน 12 ซม. 30 นาที ซึ่งวันสุดท้ายระยะเวลาเกิน 12 ซม.ตามระเบียบจึงสามารถเบิกเบี้ยเลี้ยงได้       ชี้แจงค่าใช้จ่ายในการไปราชการ โดยแยกตามรายการ ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก ค่าพาหนะ และค่าใช้จ่ายอื่น      -ผู้ยืมเงินลงนามเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ หลักฐานการจ่ายเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ    ชี้แจงรายละเอียดการใช้จ่ายเงิน ดังนี้    1.ส่วนบนของแบบฟอร์ม ระบุชื่อผู้ไปราชการ และลงวันที่ไปราชการหากมีผู้ร่วมไปหลายคนให้ใช้คำว่า “ชื่อ(ผู้ยืมเงิน)และคณะ”    2.กรอกรายละเอียดในคอลัมน์ต่าง ๆ ดังนี้      -ชื่อ ระบุชื่อผู้ไปราชการ      -ตำแหน่ง ตำแหน่งผู้ไปราชการ      -ค่าเบี้ยเลี้ยง ใส่จำนวนเงินร่วมที่ได้รับ      -ค่าที่พัก ใส่จำนวนเงินต่อคน เช่น ค่าที่พัก 1,500 บาท พัก 2 คน 1 คืน ต้องใส่ 750 บาท     -ค่าพาหนะ ค่ารถโดยสารประจำทางและค่าจ้างเหมารถบริการให้ใส่ตามรายชื่อผู้ไปราชการ แต่หากไปราชการหลายคนในส่วนค่าจ้างเหมารถบริการ เช่น รถแท็กซี่ให้ใส่ในชื่อผู้ยืมเงิน     -ค่าใช้จ่ายอื่น คือ ค่าน้ำมันเชื้อเพลิงใส่ในชื่อผู้ยืมเงิน     -รวม ยอดเงินรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมด คือ เบี้ยเลี้ยงบวกค่าที่พักบวกค่าพาหนะบวกค่าใช้จ่ายอื่น     -ลายมือชื่อผู้รับเงิน ผู้ไปราชการลงนามเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงิน    -วันเดือนปีที่รับเงิน คือวันที่ผู้ยืมเงินรับเงินจากแผนกการเงิน    -หมายเหตุ ให้แสดงวีธีการคำนวณค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พัก เช่น      ค่าเบี้ยเลี้ยง 240 บาท / คน      5 คน x 240 บาท x 2 วัน = 2,400 บาท      ค่าที่พัก 750 บาท / คน      5 คน x 750 บาท x 1 วัน = 3,750 บาท   3.ด้านล่างของตารางแสดงค่าใช้จ่ายให้คำนวณยอดเงินรวมในคอลัมน์ รวมเงิน ของค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท พร้อมระบุเลขที่สัญญารับเงินและวันที่รับเงิน    4.ผู้ยืมเงินลงชื่อผู้จ่ายเงินในส่วนท้ายสุดของแบบฟอร์มและลงวันที่เป็นวันเดี่ยวกันกับวันที่ยืมเงิน  **ผู้ยืมเงินต้องลงนามกำกับในใบเสร็จรับเงินทุกฉบับ

เจ้าของความรู้  นางอัมรา หล้าสรวย 

ตำแหน่ง           เจ้าพนักงานการบัญชีและการเงินชำนาญงาน
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/17-km