การจัดเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่

               หน่วยงานราชการ เป็นหน่วยงานที่ต้องประกอบกิจกรรมหลายด้าน แต่งานด้านหนึ่งที่สำคัญคือ งานสารบรรณ ซึ่งประกอบด้วยการเก็บข้อมูลและเอกสารต่างๆเป็นจำนวนมาก เมื่อเอกสารมีปริมาณมากขึ้น ทำให้การจัดเก็บเอกสารเกิดความยุ่งยาก ไม่เป็นระเบียบ ยากต่อการค้นหา ข้าพเจ้าได้คิดจัดการปัญหาเรื่องนี้ โดยมีเทคนิคการจัดเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ ดังนี้

๑.     รวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน เพื่อไม่ต้องเสียเวลามาจัดใหม่อีกรอบเมื่อพบว่ามีเอกสารหลงเหลืออยู่

๒.     จัดหมวดหมู่ของเอกสาร เช่น งานการเจ้าหน้าที่ เครื่องราชอิสริยาภรณ์ การประชุม/อบรม/สัมมนา ทะเบียนคุมวันลา การมอบอำนาจ  บำเหน็จบำนาญ ขอความอนุเคราะห์ หนังสือเบ็ดเตล็ดต่างๆ ฯลฯ

๓.     จัดพิมพ์สันแฟ้มตามหมวดหมู่เอกสารที่เตรียมไว้ ใช้สีสันแฟ้มสีเดียวกันหมด

๔.     จัดเก็บเอกสารต่างๆที่เป็นหมวดหมู่เดียวกันเข้าแฟ้ม โดยเรียงตามลำดับวันที่ของเหตุการณ์

การจัดเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่นั้น นอกจากจะทำให้การค้นหาเรื่องเดิมได้สะดวกขึ้น ยังทำให้สภาพแวดล้อมในห้องทำงานดีขึ้น มองไปทางใหนก็ไม่รกหูรกตา เป็นระเบียบและลดพื้นที่การใช้เก็บรักษาเอกสาร เมื่อมีเอกสารใหม่มาก็รีบจัดการทันที่ อย่าเก็บไว้ให้มีปริมาณมาก มิฉะนั้นก็จะเกิดกองเอกสารเหมือนเดิม

เจ้าของความรู้    นางสุนีย์ อินทร์ดี เจ้าพนักงานธุรการชำนาญงาน

สถานที่ทำงาน     ฝ่ายอำนวยการ    ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/18-km