การสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย

           ด้วยข้าพเจ้า นางสาววาสนา  ภูหัดธรรม  ตำแหน่งเจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน  ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานในตำแหน่งเจ้าหน้าที่พัสดุ  เกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างและการพัสดุภาครัฐ  มีหน้าที่ในการจัดหาพัสดุ โดย การซื้อ  การจ้าง  รวมถึงมีหน้าที่ในการเบิกจ่ายเงินผ่านระบบ GFMIS ให้กับกลุ่มผู้ขาย  จึงต้องมีการสร้างหลักผู้ขาย จึงขอนำองค์ความรู้เรื่องการสร้างข้อมูลหลักผู้ขายเพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลกลางของระบบจ่ายเงิน โดยผ่าน Excel Loader  โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้

องค์ประกอบข้อมูลหลักผู้ขาย

ข้อมูลหลักผู้ขายประกอบด้วย 3 ส่วนข้อมูล ได้แก่

1. ข้อมูลหลักด้านข้อมูลทั่วไป ประกอบด้วย ชื่อ  ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, บัญชีธนาคาร

2. ข้อมูลหลักด้านรหัสหน่วยงาน  ประกอบด้วย  ข้อมูลทางบัญชี (บัญชีกระทบยอด),  เงื่อนไขการชำระเงิน

3. ข้อมูลด้านองค์กรทางการจัดซื้อ  ประกอบด้วย  สกุลเงิน (THB)

ในการสร้างข้อมูลหลักผู้ขายผ่าน Excel Loader จะระบุเฉพาะข้อมูลหลักด้านทั่วไปลงในแบบฟอร์มเท่านั้น  ข้อมูลหลักด้านรหัสหน่วยงานและข้อมูลด้านองค์การทางการจัดซื้อ ระบบจะลงให้โดยอัตโนมัติตามประเภทกลุ่มบัญชีผู้ขาย

•   ข้อมูลทั่วไปและข้อมูลองค์กรทางการจัดซื้อ  เป็นข้อมูลหลักที่จะใช้ร่วมกันในทุกหน่วยงาน ในขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อ/จ้าง

•   ข้อมูลรหัสหน่วยงาน  สร้างขึ้นเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลทางการบัญชีของแต่ละหน่วยงานเข้ากับข้อมูลข้างต้น หน่วยงานจะตั้งเบิกได้ก็ต่อเมื่อมีการสร้างข้อมูลส่วนนี้แล้ว

ผู้ขายในระบบจะมี 1 รหัสต่อ 1 ผู้ขาย

ผู้รับผิดชอบในการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย

-          เจ้าหน้าที่พัสดุ  จัดทำข้อมูลทั่วไป และข้อมูลองค์กรทางการจัดซื้อ

-          เจ้าหน้าที่คลัง/บัญชี  จัดทำข้อมูลรหัสหน่วยงาน

กลุ่มบัญชีผู้ขาย

ในการสร้างข้อมูลหลักผู้ขายนั้น  เราจะต้องรู้ว่ากลุ่มผู้ขายกับหน่วยงานเรานั้น  เป็นกลุ่มผู้ขายประเภทใด  เพื่อที่จะกำหนดประเภทรหัสผู้ขายได้ถูกต้อง  กลุ่มบัญชีผู้ขายประกอบด้วย 7 กลุ่มคือ

1. กลุ่ม  1000  คือ กลุ่มผู้ขายนิติบุคคล เช่น บริษัท, ห้างหุ้นส่วน ที่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีขึ้นต้นด้วย 2 ,3 หรือ 4

2. กลุ่ม  2000  คือ กลุ่มผู้ขายบุคคลธรรมดา ห้างร้านต่างๆ ที่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีขึ้นต้นด้วย 1 คำค้นหาสำหรับผู้ขายกลุ่มนี้คือ เลขประจำตัวบัตรประชาชน 13 หลัก รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย 9

3. กลุ่ม  3000  คือ กลุ่มส่วนราชการ เพื่อการเบิกจ่ายผ่านส่วนราชการแล้วจ่ายต่อให้ผู้ขาย รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย V

4. กลุ่ม  4000  คือ กลุ่มส่วนราชการ สำหรับตั้งเบิกเพื่อให้กรมบัญชีกลางโอนเงินให้ และนำไปใช้จ่ายภายในหน่วยราชการ เข่น เงินเดือนข้าราชการ   รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย  A

5. กลุ่ม  5000  คือ กลุ่มเจ้าหนี้อื่นที่สามารถทำการจ่ายตรงได้  โดยผู้ขายในกลุ่มนี้กรมบัญชีกลางเป็นผู้สร้างรหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย 8 จากระบบ

6. กลุ่ม  6000  คือ กลุ่มผู้ขายต่างประเทศทั้งนิติบุคคลและบุคคลธรรมดา  การสร้างผู้ขายในกลุ่มนี้จะใช้สำหรับกรณีที่ส่วนราชการซื้อหรือจ้างจากผู้ขายที่อยู่ในต่างประเทศ คำค้นหาสำหรับผู้ขายกลุ่มนี้คือ Passport Number หรือรหัสประเทศ+เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายต่างประเทศ รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย 7 จากระบบ

7. กลุ่ม  7000  คือ กลุ่มเจ้าหนี้อื่นที่ต้องทำการเบิกหักผลักส่งไม่รับตัวเงิน  รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย O (โอ) 

วิธีการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย

1. กรณีที่ไม่มีการสร้างในระบบมาก่อน

1. สร้างข้อมูลหลักผู้ขายด้วยแบบฟอร์ม ผข.01(กรอก  ชื่อ  ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, บัญชีธนาคาร)

2.  กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติข้อมูลหลักผู้ขายพร้อมแนบเอกสารยื่นกรมบัญชีกลาง/สำนักงานคลังจังหวัด

2. กรณีที่มีการสร้างในระบบ  แต่เป็นของหน่วยงานอื่น

1. สร้างข้อมูลหลักผู้ขาย ด้วยแบบฟอร์ม ผข.01 โดยระบุรหัสผู้ขายที่สร้างแล้วในหน่วยงานอื่น   นำมาผูกเข้ากับรหัสหน่วยงานที่จะทำการจัดซื้อ/จัดจ้าง

2. กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติข้อมูลหลักผู้ขาย พร้อมแนบเอกสารยื่น  กรมบัญชีกลาง / สำนักงานคลังจังหวัด

เอกสารยื่นประกอบข้อมูลหลักผู้ขาย

-  สำเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร/เอกสารบัญชีธนาคาร

-  สำเนาบัตรประจำตัวผู้เสียภาษี/บัตรประจำตัวประชาชน

-  สำเนาหนังสือจดทะเบียนการค้า

-  สำเนาทะเบียนบ้าน

เจ้าของความรู้     นางสาววาสนา  ภูหัดธรรม        เจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน

สถานที่ทำงาน     ฝ่ายอำนวยการ      ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/20-km