ด้วยข้าพเจ้า นางสาววาสนา ภูหัดธรรม
ตำแหน่งเจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน
ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานในตำแหน่งเจ้าหน้าที่พัสดุ
เกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างและการพัสดุภาครัฐ มีหน้าที่ในการจัดหาพัสดุ โดย การซื้อ การจ้าง
รวมถึงมีหน้าที่ในการเบิกจ่ายเงินผ่านระบบ
GFMIS ให้กับกลุ่มผู้ขาย จึงต้องมีการสร้างหลักผู้ขาย จึงขอนำองค์ความรู้เรื่องการสร้างข้อมูลหลักผู้ขายเพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลกลางของระบบจ่ายเงิน โดยผ่าน Excel Loader โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้
องค์ประกอบข้อมูลหลักผู้ขาย
ข้อมูลหลักผู้ขายประกอบด้วย
3 ส่วนข้อมูล ได้แก่
1. ข้อมูลหลักด้านข้อมูลทั่วไป ประกอบด้วย ชื่อ ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, บัญชีธนาคาร
2. ข้อมูลหลักด้านรหัสหน่วยงาน ประกอบด้วย
ข้อมูลทางบัญชี (บัญชีกระทบยอด),
เงื่อนไขการชำระเงิน
3.
ข้อมูลด้านองค์กรทางการจัดซื้อ ประกอบด้วย
สกุลเงิน (THB)
ในการสร้างข้อมูลหลักผู้ขายผ่าน Excel
Loader จะระบุเฉพาะข้อมูลหลักด้านทั่วไปลงในแบบฟอร์มเท่านั้น
ข้อมูลหลักด้านรหัสหน่วยงานและข้อมูลด้านองค์การทางการจัดซื้อ
ระบบจะลงให้โดยอัตโนมัติตามประเภทกลุ่มบัญชีผู้ขาย
• ข้อมูลทั่วไปและข้อมูลองค์กรทางการจัดซื้อ เป็นข้อมูลหลักที่จะใช้ร่วมกันในทุกหน่วยงาน ในขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อ/จ้าง
• ข้อมูลรหัสหน่วยงาน
สร้างขึ้นเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลทางการบัญชีของแต่ละหน่วยงานเข้ากับข้อมูลข้างต้น หน่วยงานจะตั้งเบิกได้ก็ต่อเมื่อมีการสร้างข้อมูลส่วนนี้แล้ว
ผู้ขายในระบบจะมี 1 รหัสต่อ 1 ผู้ขาย
ผู้รับผิดชอบในการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย
-
เจ้าหน้าที่พัสดุ จัดทำข้อมูลทั่วไป
และข้อมูลองค์กรทางการจัดซื้อ
-
เจ้าหน้าที่คลัง/บัญชี
จัดทำข้อมูลรหัสหน่วยงาน
กลุ่มบัญชีผู้ขาย
ในการสร้างข้อมูลหลักผู้ขายนั้น
เราจะต้องรู้ว่ากลุ่มผู้ขายกับหน่วยงานเรานั้น เป็นกลุ่มผู้ขายประเภทใด เพื่อที่จะกำหนดประเภทรหัสผู้ขายได้ถูกต้อง กลุ่มบัญชีผู้ขายประกอบด้วย 7 กลุ่มคือ
1. กลุ่ม 1000 คือ กลุ่มผู้ขายนิติบุคคล เช่น บริษัท, ห้างหุ้นส่วน
ที่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีขึ้นต้นด้วย 2 ,3 หรือ 4
2. กลุ่ม 2000 คือ กลุ่มผู้ขายบุคคลธรรมดา ห้างร้านต่างๆ
ที่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีขึ้นต้นด้วย 1 คำค้นหาสำหรับผู้ขายกลุ่มนี้คือ
เลขประจำตัวบัตรประชาชน 13
หลัก รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย 9
3.
กลุ่ม 3000 คือ กลุ่มส่วนราชการ เพื่อการเบิกจ่ายผ่านส่วนราชการแล้วจ่ายต่อให้ผู้ขาย
รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย V
4. กลุ่ม 4000 คือ กลุ่มส่วนราชการ
สำหรับตั้งเบิกเพื่อให้กรมบัญชีกลางโอนเงินให้ และนำไปใช้จ่ายภายในหน่วยราชการ
เข่น เงินเดือนข้าราชการ รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย A
5. กลุ่ม 5000
คือ กลุ่มเจ้าหนี้อื่นที่สามารถทำการจ่ายตรงได้ โดยผู้ขายในกลุ่มนี้กรมบัญชีกลางเป็นผู้สร้างรหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย 8 จากระบบ
6. กลุ่ม 6000
คือ กลุ่มผู้ขายต่างประเทศทั้งนิติบุคคลและบุคคลธรรมดา การสร้างผู้ขายในกลุ่มนี้จะใช้สำหรับกรณีที่ส่วนราชการซื้อหรือจ้างจากผู้ขายที่อยู่ในต่างประเทศ
คำค้นหาสำหรับผู้ขายกลุ่มนี้คือ Passport Number หรือรหัสประเทศ+เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายต่างประเทศ รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย 7
จากระบบ
7.
กลุ่ม 7000 คือ กลุ่มเจ้าหนี้อื่นที่ต้องทำการเบิกหักผลักส่งไม่รับตัวเงิน
รหัสผู้ขายในกลุ่มนี้จะขึ้นต้นด้วย O (โอ)
วิธีการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย
1.
กรณีที่ไม่มีการสร้างในระบบมาก่อน
1. สร้างข้อมูลหลักผู้ขายด้วยแบบฟอร์ม
ผข.01(กรอก ชื่อ ที่อยู่,
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, บัญชีธนาคาร)
2. กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติข้อมูลหลักผู้ขายพร้อมแนบเอกสารยื่นกรมบัญชีกลาง/สำนักงานคลังจังหวัด
2.
กรณีที่มีการสร้างในระบบ แต่เป็นของหน่วยงานอื่น
1. สร้างข้อมูลหลักผู้ขาย
ด้วยแบบฟอร์ม ผข.01 โดยระบุรหัสผู้ขายที่สร้างแล้วในหน่วยงานอื่น
นำมาผูกเข้ากับรหัสหน่วยงานที่จะทำการจัดซื้อ/จัดจ้าง
2. กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติข้อมูลหลักผู้ขาย
พร้อมแนบเอกสารยื่น
กรมบัญชีกลาง / สำนักงานคลังจังหวัด
เอกสารยื่นประกอบข้อมูลหลักผู้ขาย
- สำเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร/เอกสารบัญชีธนาคาร
- สำเนาบัตรประจำตัวผู้เสียภาษี/บัตรประจำตัวประชาชน
- สำเนาหนังสือจดทะเบียนการค้า
- สำเนาทะเบียนบ้าน
สถานที่ทำงาน ฝ่ายอำนวยการ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/20-km
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/20-km
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น