กระบวนการ/วิธีการ
1. การจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง
เจ้าหน้าที่พัสดุจัดทำรายงานเสนอต่อหัวหน้าส่วนราชการ
หรือผู้ได้รับมอบอำนาจจากหัวหน้าส่วนราชการ โดยผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ เพื่อขอความเห็นชอบ
(ขออนุมัติ) พร้อมเสนอประกาศสอบราคา เอกสารสอบราคา และการขอแต่งตั้งคณะกรรมการเปิดซองสอบราคา
และคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือคณะกรรมการตรวจการจ้าง (แล้วแต่กรณี)
2. การจัดทำเอกสารสอบราคา
(1) คุณลักษณะเฉพาะของพัสดุที่ต้องการซื้อและจำนวนที่ต้องการ
หรือแบบรูปรายการละเอียดและปริมาณงานที่ต้องการจ้าง ในกรณีที่จำเป็นต้องดูสถานที่ หรือชี้แจงรายละเอียดเพิ่มเติมประกอบ ให้กำหนดสถานที่ วัน เวลาที่นัดหมายไว้ด้วย
(2) คุณสมบัติของผู้เข้าเสนอราคาซึ่งจะต้องมีอาชีพขายหรือรับจ้างตาม
โดยให้ผู้เสนอราคาแสดงหลักฐานดังกล่าวด้วย
(3) ในกรณีจำเป็นให้ระบุผู้เข้าเสนอราคา ส่งตัวอย่างแคตตาล๊อก
หรือแบบรูปและรายการละเอียดไปพร้อมกับใบเสนอราคา
(4) ถ้าจำเป็นต้องมีการตรวจทดลอง ให้กำหนดจำนวนตัวอย่างให้พอแก่การตรวจทดลองและเหลือไว้สำหรับการทำสัญญาด้วย ทั้งนี้ ให้มีข้อกำหนดไว้ด้วยว่าทางราชการไม่รับผิดชอบในความเสียหายใดๆ
ที่เกิดขึ้นจากการทดสอบตัวอย่างนั้น
(5) สถานที่ติดต่อเกี่ยวกับแบบรูปรายการละเอียด
ในกรณีที่มีการขายให้ระบุราคาขายไว้ด้วย
(6) ข้อกำหนดให้ผู้เข้าเสนอราคาเสนอราคารวมทั้งสิ้นและราคาต่อหน่วยหรือต่อรายการ
(ถ้าทำได้) พร้อมทั้งระบุหลักเกณฑ์โดยชัดเจนว่า จะพิจารณาราคารวมหรือราคาต่อหน่วยหรือต่อรายการ ในกรณีที่ไม่ได้กำหนดไว้ในเอกสารสอบราคาให้พิจารณาราคารวม
(7) แบบใบเสนอราคา โดยกำหนดไว้ด้วยว่าในการเสนอราคาให้ลงราคารวมทั้งสิ้นเป็นตัวเลขและต้องมีตัวหนังสือกำกับ ถ้าตัวเลขและตัวหนังสือไม่ตรงกัน ให้ถือตัวหนังสือเป็นสำคัญ ในการสอบราคาจ้างก่อสร้าง
ให้กำหนดแบบบัญชีรายการก่อสร้างตามความเหมาะสมของลักษณะและประเภทของงาน เพื่อให้ผู้เข้าเสนอราคากรอกปริมาณวัสดุและราคาด้วย
(8) กำหนดระยะเวลายืนราคาเท่าที่จำเป็นต่อทางราชการและมีเงื่อนไขด้วยว่าซองเสนอราคาที่ยื่นต่อทางราชการและลงทะเบียนรับซองแล้ว จะถอนคืนมิได้
(9) กำหนดสถานที่ส่งมอบพัสดุ และวันส่งมอบโดยประมาณ (สำหรับการซื้อ) หรือกำหนดวันที่จะเริ่มทำงานและวันแล้วเสร็จโดยประมาณ
(สำหรับการจ้าง)
(10) กำหนดสถานที่ วัน
เวลา เปิดซองสอบราคา
(11) ข้อกำหนดให้ผู้เสนอราคาผนึกซองราคาให้เรียบร้อยก่อนยื่นต่อทางราชการ
จ่าหน้าถึงประธานกรรมการเปิดซองสอบราคาการซื้อการจ้างครั้งนั้น และส่งถึงส่วนราชการก่อนวันเปิดซอง
โดยให้ส่งเอกสารหลักฐานต่างๆ
พร้อมจัดทำบัญชีรายการเอกสารเสนอไปพร้อมกับซองราคาด้วย สำหรับกรณีที่จะให้มีการยื่นซองทางไปรษณีย์ได้ให้กำหนดวิธีการปฏิบัติไว้ให้ชัดเจนด้วย
(12) กำหนดเงื่อนไขในการสงวนสิทธิ์ที่จะถือว่า
ผู้ที่ไม่ไปทำสัญญาหรือข้อตกลงกับทางราชการ เป็นผู้ทิ้งงาน
(13) ข้อกำหนดว่าผู้เข้าเสนอราคาที่ได้รับการคัดเลือกให้ไปทำสัญญา
จะต้องวางหลักประกันสัญญาตามชนิดและอัตราตามระเบียบข้อ 141 และข้อ 142
(14) ร่างสัญญา รวมทั้งการแบ่งงวดงาน การจ่ายเงิน เงื่อนไข การจ่ายเงินล่วงหน้า (ถ้ามี)
และอัตราค่าปรับ
(15) ข้อสงวนสิทธิ์ว่า ส่วนราชการจะไม่พิจารณาผู้เสนอราคาที่เป็นผู้ทิ้งงานของทางราชการ
และส่วนราชการทรงไว้ซึ่งสิทธิที่จะงดซื้อหรือจ้าง หรือเลือกซื้อหรือจ้างโดยไม่จำต้องซื้อหรือจ้างจากผู้เสนอราคาต่ำสุดเสมอไป
รวมทั้ง จะพิจารณายกเลิกการสอบราคา และลงโทษผู้เสนอราคาเสมือนเป็นผู้ทิ้งงาน หากมีเหตุที่เชื่อได้ว่าการเสนอราคากระทำไปโดย ไม่สุจริตหรือมีการสมยอมกันในการเสนอราคา
๓. การเผยแพร่ข่าวการสอบราคา
เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องเผยแพร่ข่าวการสอบราคา อย่างน้อย 3 วิธี คือ
(1) ส่งประกาศเผยแพร่การสอบราคาและเอกสารสอบราคาไปยังผู้มีอาชีพขายหรือรับจ้างโดยตรง
ทางไปรษณีย์ลงทะเบียนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
(2) ปิดประกาศเผยแพร่การสอบราคาไว้โดยเปิดเผย
ณ ที่ทำการของส่วนราชการ
(3) เผยแพร่ทางเว็บไซต์ของส่วนราชการ และเว็บไซต์ของกรมบัญชีกลาง www.gprocurement.go.th
ทั้งนี้ การดำเนินการตาม (1) – (3)
จะต้องดำเนินการก่อนวันเปิดซองสอบราคาไม่น้อยกว่า 10 วัน สำหรับการสอบราคาในประเทศ
และไม่น้อยกว่า 45 วัน สำหรับการสอบราคานานาชาติ และการปิดประกาศ และเผยแพร่ทางเว็บไซต์
จะต้องดำเนินการในวันเดียวกันที่ประกาศ
๔. การรับและเปิดซองสอบราคา
(1) ผู้เสนอราคาจะต้องผนึกซองโดยจ่าหน้าถึงประธานคณะกรรมการเปิดซองสอบราคา
และจะต้องส่งถึงส่วนราชการก่อนวันเปิดซองสอบราคา อย่างช้าต้องภายในวันปิดการรับซอง
โดยการยื่นเสนอราคาโดยตรงต่อส่วนราชการ หรือส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน
กรณีที่ส่วนราชการกำหนดให้กระทำได้
(๒) กรณีที่ผู้เสนอราคามายื่นซองโดยตรง ให้เจ้าหน้าที่
- ลงรับโดยไม่เปิดซองพร้อมระบุวันและเวลาที่รับซองไว้ด้วย
- ออกใบรับให้แก่ผู้ยื่นซอง
และส่งมอบซองให้แก่หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุทันที
(๓) กรณีที่ผู้เสนอราคาได้ยื่นซองโดยส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน
ให้เจ้าหน้าที่
- ลงรับจากไปรษณีย์
ให้ถือวันและเวลาที่ส่วนราชการรับจากไปรษณีย์เป็นเวลาที่รับซอง โดยไม่เปิดซอง
- ส่งมอบซองให้แก่หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุทันที
(๔) ห้ามรับซองใบเสนอราคา
เมื่อพ้นกำหนดเวลาแล้ว
(๕) หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุเก็บรักษาซองเสนอราคาทุกรายโดยไม่เปิดซอง
และต้องส่งมอบให้คณะกรรมการเปิดซองสอบราคาโดยพลัน เพื่อดำเนินการต่อไป
๕. การพิจารณาผลสอบราคา
คณะกรรมการเปิดซองสอบราคา
มีหน้าที่
(1) พิจารณาตรวจสอบผู้เสนอราคาที่มีผลประโยชน์ร่วมกัน
ซึ่งเป็นเอกสารในส่วนที่ใช้เพื่อการตรวจสอบการมีผลประโยชน์ร่วมกันของผู้เสนอราคาหรือเสนองาน
เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล หนังสือบริคณห์สนธิ
บัญชีรายชื่อกรรมการผู้จัดการ ผู้มีอำนาจควบคุม และบัญชีผู้ถือหุ้นรายใหญ่ เป็นต้น
๖. การอนุมัติสั่งซื้อหรือสั่งจ้าง
ในการจัดซื้อหรือจ้างเมื่อคณะกรรมการเปิดซองสอบราคาได้ดำเนินการจัดหาผู้ขายหรือผู้รับจ้างแล้ว
โดยมีความเห็นว่า สมควรซื้อหรือจ้างจากผู้เสนอราคารายใดแล้ว
รายงานผลการพิจารณาเสนอผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ และหรือหัวหน้าส่วนราชการ เพื่อเสนอขออนุมัติต่อผู้มีอำนาจสั่งซื้อหรือสั่งจ้าง
และเมื่อได้รับอนุมัติให้สั่งซื้อหรือสั่งจ้างจากผู้มีอำนาจแล้ว
จึงไปดำเนินการจัดทำสัญญาต่อไป
๗. การทำสัญญา
(1) ส่วนราชการจัดเตรียมสัญญา
และมีหนังสือแจ้งให้ผู้ขายเข้ามาทำสัญญา
(2) ผู้ขายเตรียมหลักประกัน เพื่อทำสัญญา
โดยผู้ขายยื่นหลักประกันสัญญาและลงนามในสัญญา
(3)
หัวหน้าส่วนราชการลงนามในสัญญา และมอบสัญญาให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง
จำนวน 1 ชุด
(4) เจ้าหน้าที่พัสดุมีหนังสือแจ้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุหรือคณะกรรมการตรวจการจ้างรับทราบ
พร้อมทั้งส่งสำเนาสัญญาให้ด้วย
(5) เมื่อส่วนราชการได้ดำเนินการทำสัญญาแล้ว
หัวหน้าส่วนราชการต้องส่งสำเนาสัญญาหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ
ซึ่งมีมูลค่าตั้งแต่หนึ่งล้านบาทขึ้นไป
ให้สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินหรือสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาค แล้วแต่กรณี และกรมสรรพกรภายใน 30 วัน
นับแต่วันที่ทำสัญญาหรือข้อตกลง
ทั้งนี้ กรณีที่คู่สัญญาสามารถส่งมอบพัสดุได้ครบถ้วนภายใน
5 วันทำการ นับแต่วันถัดจากวันที่ทำข้อตกลงเป็นหนังสือ หัวหน้าส่วนราชการอาจใช้ดุลพินิจทำข้อผูกพันกับผู้ซื้อหรือผู้รับจ้าง
โดยทำข้อตกลงเป็นหนังสือก็ได้
ข้อพึงระวังอย่างไรที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาหรือพัฒนางาน
1. ไม่แนบหลักฐานการเผยแพร่ประกาศสอบราคา
ประกาศผลผู้มีสิทธิได้รับการคัดเลือกและประกาศผลผู้ชนะการสอบราคาในระบบ e-GP และ Website ของส่วนราชการในใบสำคัญคู่จ่าย
ทำให้ไม่ทราบว่าได้ปฏิบัติตามระเบียบหรือไม่
**ปริ้นประกาศสอบราคา
ประกาศผลผู้มีสิทธิ ประกาศผลผู้ชนะการสอบราคาลงในระบบ e-GP และ
Website ของส่วนราชการ แนบเรื่องสอบราคาให้ครบถ้วน
เพื่อการตรวจสอบโดยเคร่งครัด**
2.
รายงานผลการเปิดซองสอบราคาพบว่ามีผู้เสนอราคาเพียงรายเดียว
คณะกรรมการสรุปผลการจัดซื้อจากผู้เสนอราคาเพียงรายเดียวนั้น
แต่ไม่ระบุเหตุผลการพิจารณาประกอบ
**ตรวจสอบเหตุผลประกอบการพิจารณาในการรายงานขอความเห็นชอบของคณะกรรมการเปิดซองสอบราคาทุกครั้ง
ก่อนนำเสนอผู้มีอำนาจสั่งซื้อ/จ้างลงนามอนุมัติโดยเคร่งครัด เช่น
อยู่ในวงเงินงบประมาณที่ได้รับและเป็นประโยชน์ต่อทางราชการอย่างไรบ้าง และถูกต้องตามเงื่อนไขหรือไม่**
เจ้าของความรู้ นางปิยะมาศ ภูจอมแก้ว
ตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน สังกัด ฝ่ายอำนวยการ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/39-km
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น