KM News ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี: เทคนิคการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรม หลักสูตรผู้นำการพัฒนา

แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับ การได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าหน้าที่บริหารโครงการฝึกอบรมสำหรับหลักสูตรผู้นำการพัฒนา

ส่วนนำ

กรมการพัฒนาชุมชน มอบหมายให้ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี ดำเนินการฝึกอบรมผู้นำชุมชน หลักสูตรผู้นำการพัฒนา ตั้งแต่ปี ๒๕๕๑ ถึงปัจจุบัน เพื่อให้ผู้นำได้พัฒนาศักยภาพและเป็นกำลังหลักในการขับเคลื่อนการดำเนินงานพัฒนาชุมชน โดยเน้นการสร้างผู้นำที่มีภาวะผู้นำ มีคุณธรรม/จริยธรรม ในการขับเคลื่อนงานในภาคประชาชน ขับเคลื่อนแผนชุมชน ตลอดจนงานพัฒนาด้านต่าง ๆ ในชุมชน

ในปีงบประมาณ ๒๕๕๙ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี ได้ดำเนินโครงการพัฒนาศักยภาพผู้นำชุมชนเพื่อเสริมสร้างความเข้มแข็งของชุมชน หลักสูตรผู้นำการพัฒนา ประจำปี ๒๕๕๙ จำนวน ๑๗ รุ่น ผู้เขียนได้รับมอบหมายจากท่านเชิดทวี สูงสุมาลย์ หัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคล ให้เข้ามามีบทบาทในการเป็นผู้รับผิดชอบการบริหารโครงการฝึกอบรมหลักสูตรดังกล่าว ถือว่าเป็นโครงการที่มีความสำคัญโครงการหนึ่งของกรมการพัฒนาชุมชน ได้รับการจัดสรรงบประมาณจำนวนมาก และเป็นโครงการที่ผู้เขียนไม่มีประสบการณ์ในการบริหารจัดการโครงการ รวมทั้งโครงการดังกล่าวทางกรมฯมีนโยบายให้เร่งดำเนินการให้แล้วเสร็จในช่วงไตรมาสแรกของปีงบประมาณ ทำให้ในช่วงดำเนินโครงการในระยะแรก พบปัญหาหลายประการที่จะกระทบต่อการบริหารโครงการ เช่น

- ระยะเวลาของการประชุมทีมวิทยากรมีน้อยมาก

- การประสานงาน/การทำหนังสือแจ้งจังหวัดล่าช้า

- ความกังวลเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายที่เข้าร่วมโครงการจะไม่ครบตามตัวชี้วัดโครงการ

- ระยะเวลาในการเตรียมสถานที่ในการฝึกอบรมมีน้อยมาก

- การเตรียมอาคารหอพักยังไม่มีความพร้อม ๑๐๐ % เนื่องจากมีการใช้อาคารหอพักหลังใหม่

- การจัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ในการฝึกอบรม

- ปัญหาในปีที่ผ่านมา ผู้เข้าอบรมไม่รู้จักสถานที่ตั้งของศูนย์ศึกษาฯ ทำให้เดินทางมาถึงสถานที่อบรมไม่ทันกำหนดการลงทะเบียน/รายงานตัว

ส่วนขยาย

การฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา จะประสบผลสำเร็จและมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับการเตรียมงานที่ดีเป็นสำคัญ จากประสบการณ์ในการดำเนินโครงการ ผู้เขียนขอนำเสนอ ปัจจัยความสำเร็จในการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา ซึ่งเป็นองค์ความรู้ที่สั่งสมจากประสบการณ์ในการปฏิบัติงาน และการเรียนรู้จากหัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคลที่ท่านได้สอนแนะงานในด้านการบริหารโครงการฝึกอบรมดังกล่าว ซึ่งสามารถอธิบายถึงขั้นตอนที่นำมาปฏิบัติงานสำหรับการเตรียมงานก่อนการฝึกอบรม ซึ่งมีกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องดำเนินการ ดังนี้

๑. เมื่อได้รับการหนังสือสั่งการจากกรมฯเกี่ยวกับการดำเนินโครงการฝึกอบรม ให้มีการประชุมเจ้าหน้าที่ศูนย์ศึกษาฯ เพื่อรับทราบแนวทางการดำเนินโครงการร่วมกัน

๒. สถาบันการพัฒนาชุมชน มีการประชุมเตรียมความพร้อมทีมวิทยากรของแต่ละศูนย์ศึกษาฯ เพื่อกำหนดแนวทางการพัฒนาหลักสูตร และซักซ้อมทีมวิทยากรสอนในแต่ละรายวิชา

๓. ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชน จัดประชุมทีมงาน เพื่อกำหนดแผนการดำเนินงานฝึกอบรม โดยส่งรายละเอียดว่าจะเริ่มดำเนินการในช่วงใด จำนวนรุ่นที่ได้รับจัดสรร และในแต่ละรุ่นจะฝึกอบรมจังหวัดอะไรก่อน-หลัง จากนั้นทำหนังสือแจ้งกลับไปยังสถาบันการพัฒนาชุมชน เพื่อกรมฯทำหนังสือสั่งการมายังจังหวัดอีกครั้ง

๔. ประชุมทีมวิทยากรกำหนดตารางการฝึกอบรม และปรับหลักสูตรให้มีความเหมาะสม มีการจัดเรียงลำดับหัวข้อวิชา พิจารณาจัดตามวัตถุประสงค์ของหัวข้อวิชา ความยากง่ายของหัวข้อวิชา และหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ จากนั้นจัดทำหนังสือประสานไปยังจังหวัดในพื้นที่บริการของศูนย์ศึกษาฯ ๘ จังหวัด ให้จังหวัดแจ้งกลุ่มเป้าหมายในการเตรียมความพร้อมสำหรับการฝึกอบรม โดยในหนังสือให้ระบุสิ่งที่ผู้นำชุมชนต้องเตรียมติดตัวมาด้วย เช่น เสื้อผ้าสวมใส่สำหรับ ๓ วัน ๒ คืน ชุดออกกำลังกาย ยารักษาโรค ระบุวัน/เวลาที่ดำเนินการฝึกอบรมให้ชัดเจน มีตารางฝึกอบรมแยกเป็นรายวิชาตลอดทั้ง ๓ วัน พร้อมแนบแผนที่/ข้อมูลการเดินทางมายังศูนย์ศึกษาฯให้ทราบด้วย จากนั้นให้มีการประสานงานกับจังหวัดเป็นการภายในอีกครั้ง เพื่อยืนยันการได้รับหนังสือ และทำความเข้าใจร่วมกับเจ้าหน้าที่ของจังหวัดเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายที่กรมฯได้กำหนดมาในตัวชี้วัด ที่ระบุไว้ตำบลละ ๒๐ คน ที่มีการแยกเป็นตำแหน่งต่างๆ โดยขอความร่วมมือให้คัดเลือกผู้นำชุมชนที่มีคุณสมบัติตรงตามที่กรมฯกำหนด และต้องมีการประสานงานกันอย่างสม่ำเสมอจนถึงช่วงฝึกอบรม

๕. เมื่อได้รับการจัดสรรงบประมาณโครงการฝึกอบรมมาจากกรมฯ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการสามารถดำเนินการขออนุมัติหลักการดำเนินงานโครงการได้ทันที โดยไม่ต้องรอเวลาให้ใกล้ช่วงของการจัดฝึกอบรม การขออนุมัติโครงการให้เขียนภาพรวมของโครงการทั้งหมด โดยให้ครอบคลุมทุกกิจกรรมของโครงการที่จะต้องเนินการทั้งหมด อธิบายหลักการเหตุผล วัตถุประสงค์ของโครงการ กำหนดคุณสมบัติผู้เข้ารับการฝึกอบรม จำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม ระยะเวลา กำหนดการฝึกอบรม สถานที่ฝึกอบรม งบประมาณค่าใช้จ่าย รูปแบบ/กิจกรรมที่ใช้ในการฝึกอบรม ผู้รับผิดชอบโครงการ และผลที่คาดว่าจะได้รับ หากมีโครงการที่กรมฯได้จัดทำไว้แล้ว สามารถนำมาปรับใช้เพื่อขออนุมัติโครงการกับผู้บังคับบัญชา ส่วนสิ่งที่สำคัญที่สุดคือจะต้องมีหลักฐานที่ใช้ประกอบการขออนุมัติโครงการด้วย นั่นก็คือ รายละเอียดงบประมาณ หลังจากนั้นให้ทำหนังสือเสนอผู้มีอำนาจ (อธิบดี หัวหน้าส่วนราชการ) เพื่อลงนามและอนุมัติจัดโครงการ ซึ่งในส่วนนี้ฝ่ายอำนวยการจะเป็นผู้รับผิดชอบในการขออนุมัติจัดและขอใช้เงิน

๖. หลังจากได้รับการอนุมัติให้จัดและอนุมัติให้ใช้เงินแล้ว ให้ผู้รับผิดชอบโครงการ ซึ่งเสมือนเป็นเลขานุการคณะทำงาน จัดทำร่างคำสั่งการปฏิบัติงาน โดยระบุขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบในแต่ละกิจกรรม เช่น เจ้าหน้าที่โครงการ ทีมวิทยากร วิทยากรเวรประจำวัน ทีมประเมินผล ทีมพัสดุและการเงิน ทีมเวรบริการ เป็นต้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการกำหนดหน้าที่ของแต่ละคนให้ชัดเจน ในขั้นตอนการเตรียมการก่อนดำเนินการฝึกอบรม ขั้นตอนต่างๆ สามารถดำเนินการไปพร้อมกันได้ เช่น

๖.๑ เตรียมการด้านวิชาการ จัดประชุมทีมวิทยากรร่วมกันกำหนดว่าจะทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเกิดความรู้ ความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติ ในเรื่องอะไรบ้าง โดยเทคนิค และวิธีการอย่างใด และจะต้องใช้เวลามากน้อยเพียงใด รวมถึงการกำหนดกิจกรรมเสริมหลักสูตร เพื่อจะทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเกิดการเรียนรู้ จัดเตรียมเอกสารและรายละเอียดการฝึกอบรม ได้แก่ ประสานกรมฯเพื่อขอรับเอกสารประกอบการบรรยาย จัดทำสื่อประกอบการบรรยาย Power Point, DVD ฯลฯ ประวัติวิทยากร ป้ายชื่อวิทยากร จัดทำแบบประวัติผู้นำชุมชน จัดเตรียมกระเป๋าเอกสาร/อุปกรณ์สำหรับแจกผู้เข้าอบรม (เอกสารประกอบ แบบประวัติผู้นำฯ สมุดโน๊ต ปากกา ดินสอ) จัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ที่ใช้ในการฝึกปฏิบัติหรือแบ่งกลุ่มอภิปราย/ฝึกปฏิบัติ (กระดาษฟริปชาร์ต ปากกาเคมี กระดาษกาวย่น) จัดทำแบบประเมินผลการฝึกอบรม/สัมมนา และจัดทำประกาศนียบัตรสำหรับผู้ผ่านการฝึกอบรม

๖.๒ ด้านการบริหารจัดการ มีการประชุมทีมงานลูกจ้าง เพื่อสำรวจสถานที่ฝึกอบรม ซ่อมแซ ปรับปรุง ทำความสะอาดสถานที่ฝึกอบรม เช่น ห้องพัก ห้องอาหาร ห้องฝึกอบรม โรงอาหาร สถานที่ทำกิจกรรม ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ จะต้องมีความพร้อม ประสานกับฝ่ายอำนวยการในการขออนุมัติใช้รถยนต์ราชการ ทำและหนังสือขออนุมัติเงินยืมราชการ ในกรณีนี้การจัดเตรียมห้องพักได้มีการใช้อาคารราชพฤกษ์ ซึ่งถือว่าเป็นห้องพักใหม่ มีการปรับห้องพักให้รองรับจำนวน ๓๒ ห้อง พักได้ห้องละ ๓ คน โดยมีการแยกพัก คือ ชั้นบนเพศหญิง ชั้นล่างเพศชาย ดังนั้นจึงมีการเตรียมจัดทำแบบลงทะเบียนเข้าห้องพัก คือ การ์ดสีชมพูเพศหญิง การ์ดสีฟ้าเพศชาย สำหรับแจกให้ผู้เข้าอบรมจองเข้าพักในช่วงที่มีการฝึกอบรม และจัดทำป้ายบอกทางเส้นทางมายังสถานที่จัดฝึกอบรมให้มองเห็นเด่นชัดบริเวณหน้าศูนย์ศึกษาฯ

๖.๓ เตรียมความพร้อมด้านพิธีการ จัดทำคำกล่าวรายงานพิธีเปิดและพิธีปิด และจัดเตรียมไว้ให้พร้อมก่อนช่วงฝึกอบรม ซักซ้อม/ทำความเข้าใจกับทีมพิธีการเกี่ยวกับลำดับขั้นตอนในพิธีเปิด-ปิด กำหนดผู้ที่ทำหน้าที่พิธีกรภาคสนาม พิธีกรในงานพิธีการให้ชัดเจน และจัดเตรียมสื่อวีดีทัศน์ให้พร้อม รวมทั้งมอบหมายเจ้าหน้าที่ดูแลเครื่องเสียงในห้องที่ใช้ฝึกอบรม ในกรณีที่เชิญผู้บริหารกรมฯมาเป็นประธานให้ทำหนังสือเชิญ พร้อมแนบคำกล่าวประธานในพิธี และกำหนดการที่ชัดเจน

๗. ในการฝึกอบรม ส่วนใหญ่จะมีการดำเนินโครงการต่อเนื่องติดต่อกันเป็นเวลานาน บางครั้งจะมีการฝึกอบรมในช่วงวันจันทร์-วันเสาร์ติดต่อกันหลายสัปดาห์ ทำให้ต้องมีการแบ่งหน้าที่ผู้รับผิดชอบตามหน้าที่ต่างๆในคำสั่ง ดังนั้นก่อนเริ่มดำเนินโครงการ ๑ - ๒ วัน จะต้องมีการประชุมเพื่อเตรียมความพร้อมครั้งสุดท้าย เพื่อทำความเข้าใจในการปฏิบัติงาน โดยยึดคำสั่งปฏิบัติหน้าที่โครงการเป็นหลัก และมีการจัดทำตารางแบ่งงาน/ภาระหน้าที่ เพื่อให้แต่ละคนรับรู้ร่วมกัน หากมีการประสานงานจากผู้เข้าอบรมจะได้มีข้อมูลในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตางรางแบ่งงาน/ภาระหน้าที่ ดังตัวอย่าง

กิจกรรม	ผู้รับผิดชอบ	วัสดุอุปกรณ์/สิ่งของ
รับลงทะเบียน/จัดทำแบบประวัติ/แจกกระเป๋าอบรม	น.ส.นภัทร โชติเกษม	แฟ้มเซ็นชื่อลงทะเบียน
แบบประเมินโครงการ/รวบรวมสรุปข้อมูลวิชาการ	นายณัฐวุฒิ เหมากระโทก	ฟริปชาร์ต ปากกา
พิธีกรประจำวัน/วิทยากรนำกิจกรรมเสริมหลักสูตร	วิทยากรเวรประจำวัน	เอกสาร กำหนดการ

บทสรุป

การจัดฝึกอบรมที่ดีและมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีการวางแผนการดำเนินงานอย่างละเอียดในทุกขั้นตอน และในฐานะเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ จำเป็นต้องแจงรายละเอียดของงานทั้งหมด เพราะยิ่งสามารถแจกแจงได้ละเอียดเท่าไร ก็ช่วยให้การวางแผนจัดการและกำกับติดตามงานได้ดีเท่านั้น เมื่อเราทำการแจกแจงงานต่าง ๆ ที่จะต้องดำเนินงานเรียบร้อยแล้ว จึงนำงานเหล่านั้นมาจัดลำดับก่อน-หลัง เพื่อจะได้ทราบว่างานใดจำเป็นต้องดำเนินการก่อน งานใดที่สามารถดำเนินการไปพร้อมกับงานใดและงานใดจำเป็นต้องรอให้งานอื่นเสร็จเรียบร้อยก่อนจึงดำเนินการได้เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านการฝึกอบรมลุล่วงไปด้วยดี และเป็นมาตรฐานเดียวกันภายในศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชน ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องมีความเข้าใจกระบวนงานการดำเนินการจัดฝึกอบรมที่ชัดเจน

จากการดำเนินโครงการฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรมมีความจำเป็นอย่างยิ่ง สามารถเป็นตัวกำหนดว่าโครงการจะประสบความสำเร็จหรือไม่ ผลที่ได้รับจากการดำเนินกิจกรรมตามขั้นตอนที่ผู้เขียนได้อธิบาย สามารถบริหารโครงการฝึกอบรมให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของตัวชี้วัดโครงการได้ ซึ่งหากพบปัญหาที่เกิดขึ้นในช่วงที่ฝึกอบรม เจ้าหน้าที่โครงการจะสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว สร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าอบรมได้ ส่งผลให้ผลการประเมินโครงการในภาพรวมอยู่ในระดับ “มากที่สุด”