Powered By Blogger

วันพฤหัสบดีที่ 30 มิถุนายน พ.ศ. 2559

การจัดซื้อ/จัดจ้างด้วยวิธีสอบราคา

         ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม กำหนดให้มีการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง โดยวิธีสอบราคา คือการซื้อหรือการจ้างเกิน 100,000 บาท ไม่เกิน 2,000,000 บาท

กระบวนการ/วิธีการ

     1. การจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง

          เจ้าหน้าที่พัสดุจัดทำรายงานเสนอต่อหัวหน้าส่วนราชการ หรือผู้ได้รับมอบอำนาจจากหัวหน้าส่วนราชการ โดยผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ เพื่อขอความเห็นชอบ (ขออนุมัติ) พร้อมเสนอประกาศสอบราคา เอกสารสอบราคา และการขอแต่งตั้งคณะกรรมการเปิดซองสอบราคา  และคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือคณะกรรมการตรวจการจ้าง (แล้วแต่กรณี)

     2. การจัดทำเอกสารสอบราคา

          (1) คุณลักษณะเฉพาะของพัสดุที่ต้องการซื้อและจำนวนที่ต้องการ หรือแบบรูปรายการละเอียดและปริมาณงานที่ต้องการจ้าง ในกรณีที่จำเป็นต้องดูสถานที่ หรือชี้แจงรายละเอียดเพิ่มเติมประกอบ ให้กำหนดสถานที่ วัน เวลาที่นัดหมายไว้ด้วย

          (2) คุณสมบัติของผู้เข้าเสนอราคาซึ่งจะต้องมีอาชีพขายหรือรับจ้างตาม โดยให้ผู้เสนอราคาแสดงหลักฐานดังกล่าวด้วย

(3) ในกรณีจำเป็นให้ระบุผู้เข้าเสนอราคา ส่งตัวอย่างแคตตาล๊อก หรือแบบรูปและรายการละเอียดไปพร้อมกับใบเสนอราคา

(4) ถ้าจำเป็นต้องมีการตรวจทดลอง ให้กำหนดจำนวนตัวอย่างให้พอแก่การตรวจทดลองและเหลือไว้สำหรับการทำสัญญาด้วย ทั้งนี้ ให้มีข้อกำหนดไว้ด้วยว่าทางราชการไม่รับผิดชอบในความเสียหายใดๆ ที่เกิดขึ้นจากการทดสอบตัวอย่างนั้น

(5) สถานที่ติดต่อเกี่ยวกับแบบรูปรายการละเอียด ในกรณีที่มีการขายให้ระบุราคาขายไว้ด้วย

(6) ข้อกำหนดให้ผู้เข้าเสนอราคาเสนอราคารวมทั้งสิ้นและราคาต่อหน่วยหรือต่อรายการ (ถ้าทำได้) พร้อมทั้งระบุหลักเกณฑ์โดยชัดเจนว่า จะพิจารณาราคารวมหรือราคาต่อหน่วยหรือต่อรายการ ในกรณีที่ไม่ได้กำหนดไว้ในเอกสารสอบราคาให้พิจารณาราคารวม

 (7) แบบใบเสนอราคา โดยกำหนดไว้ด้วยว่าในการเสนอราคาให้ลงราคารวมทั้งสิ้นเป็นตัวเลขและต้องมีตัวหนังสือกำกับ ถ้าตัวเลขและตัวหนังสือไม่ตรงกัน ให้ถือตัวหนังสือเป็นสำคัญ ในการสอบราคาจ้างก่อสร้าง ให้กำหนดแบบบัญชีรายการก่อสร้างตามความเหมาะสมของลักษณะและประเภทของงาน เพื่อให้ผู้เข้าเสนอราคากรอกปริมาณวัสดุและราคาด้วย

 (8) กำหนดระยะเวลายืนราคาเท่าที่จำเป็นต่อทางราชการและมีเงื่อนไขด้วยว่าซองเสนอราคาที่ยื่นต่อทางราชการและลงทะเบียนรับซองแล้ว จะถอนคืนมิได้

(9) กำหนดสถานที่ส่งมอบพัสดุ และวันส่งมอบโดยประมาณ (สำหรับการซื้อ) หรือกำหนดวันที่จะเริ่มทำงานและวันแล้วเสร็จโดยประมาณ (สำหรับการจ้าง)

(10) กำหนดสถานที่ วัน เวลา เปิดซองสอบราคา

(11) ข้อกำหนดให้ผู้เสนอราคาผนึกซองราคาให้เรียบร้อยก่อนยื่นต่อทางราชการ จ่าหน้าถึงประธานกรรมการเปิดซองสอบราคาการซื้อการจ้างครั้งนั้น และส่งถึงส่วนราชการก่อนวันเปิดซอง โดยให้ส่งเอกสารหลักฐานต่างๆ พร้อมจัดทำบัญชีรายการเอกสารเสนอไปพร้อมกับซองราคาด้วย  สำหรับกรณีที่จะให้มีการยื่นซองทางไปรษณีย์ได้ให้กำหนดวิธีการปฏิบัติไว้ให้ชัดเจนด้วย

(12) กำหนดเงื่อนไขในการสงวนสิทธิ์ที่จะถือว่า ผู้ที่ไม่ไปทำสัญญาหรือข้อตกลงกับทางราชการ เป็นผู้ทิ้งงาน

(13) ข้อกำหนดว่าผู้เข้าเสนอราคาที่ได้รับการคัดเลือกให้ไปทำสัญญา จะต้องวางหลักประกันสัญญาตามชนิดและอัตราตามระเบียบข้อ 141 และข้อ 142

(14) ร่างสัญญา รวมทั้งการแบ่งงวดงาน การจ่ายเงิน เงื่อนไข การจ่ายเงินล่วงหน้า (ถ้ามี) และอัตราค่าปรับ

          (15) ข้อสงวนสิทธิ์ว่า ส่วนราชการจะไม่พิจารณาผู้เสนอราคาที่เป็นผู้ทิ้งงานของทางราชการ และส่วนราชการทรงไว้ซึ่งสิทธิที่จะงดซื้อหรือจ้าง หรือเลือกซื้อหรือจ้างโดยไม่จำต้องซื้อหรือจ้างจากผู้เสนอราคาต่ำสุดเสมอไป รวมทั้ง จะพิจารณายกเลิกการสอบราคา และลงโทษผู้เสนอราคาเสมือนเป็นผู้ทิ้งงาน หากมีเหตุที่เชื่อได้ว่าการเสนอราคากระทำไปโดย ไม่สุจริตหรือมีการสมยอมกันในการเสนอราคา

     ๓. การเผยแพร่ข่าวการสอบราคา

         เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องเผยแพร่ข่าวการสอบราคา อย่างน้อย 3 วิธี คือ

           (1) ส่งประกาศเผยแพร่การสอบราคาและเอกสารสอบราคาไปยังผู้มีอาชีพขายหรือรับจ้างโดยตรง ทางไปรษณีย์ลงทะเบียนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

           (2) ปิดประกาศเผยแพร่การสอบราคาไว้โดยเปิดเผย ณ ที่ทำการของส่วนราชการ

           (3) เผยแพร่ทางเว็บไซต์ของส่วนราชการ และเว็บไซต์ของกรมบัญชีกลาง www.gprocurement.go.th

           ทั้งนี้ การดำเนินการตาม (1) – (3) จะต้องดำเนินการก่อนวันเปิดซองสอบราคาไม่น้อยกว่า 10 วัน สำหรับการสอบราคาในประเทศ และไม่น้อยกว่า 45 วัน สำหรับการสอบราคานานาชาติ และการปิดประกาศ และเผยแพร่ทางเว็บไซต์ จะต้องดำเนินการในวันเดียวกันที่ประกาศ

     ๔. การรับและเปิดซองสอบราคา

           (1) ผู้เสนอราคาจะต้องผนึกซองโดยจ่าหน้าถึงประธานคณะกรรมการเปิดซองสอบราคา และจะต้องส่งถึงส่วนราชการก่อนวันเปิดซองสอบราคา อย่างช้าต้องภายในวันปิดการรับซอง โดยการยื่นเสนอราคาโดยตรงต่อส่วนราชการ หรือส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน กรณีที่ส่วนราชการกำหนดให้กระทำได้

           (๒) กรณีที่ผู้เสนอราคามายื่นซองโดยตรง ให้เจ้าหน้าที่

                - ลงรับโดยไม่เปิดซองพร้อมระบุวันและเวลาที่รับซองไว้ด้วย

                - ออกใบรับให้แก่ผู้ยื่นซอง และส่งมอบซองให้แก่หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุทันที

           (๓) กรณีที่ผู้เสนอราคาได้ยื่นซองโดยส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน ให้เจ้าหน้าที่

                - ลงรับจากไปรษณีย์ ให้ถือวันและเวลาที่ส่วนราชการรับจากไปรษณีย์เป็นเวลาที่รับซอง โดยไม่เปิดซอง

                - ส่งมอบซองให้แก่หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุทันที

           (๔) ห้ามรับซองใบเสนอราคา เมื่อพ้นกำหนดเวลาแล้ว

           (๕) หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุเก็บรักษาซองเสนอราคาทุกรายโดยไม่เปิดซอง และต้องส่งมอบให้คณะกรรมการเปิดซองสอบราคาโดยพลัน เพื่อดำเนินการต่อไป

     ๕. การพิจารณาผลสอบราคา

           คณะกรรมการเปิดซองสอบราคา มีหน้าที่

           (1) พิจารณาตรวจสอบผู้เสนอราคาที่มีผลประโยชน์ร่วมกัน ซึ่งเป็นเอกสารในส่วนที่ใช้เพื่อการตรวจสอบการมีผลประโยชน์ร่วมกันของผู้เสนอราคาหรือเสนองาน เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล หนังสือบริคณห์สนธิ บัญชีรายชื่อกรรมการผู้จัดการ ผู้มีอำนาจควบคุม และบัญชีผู้ถือหุ้นรายใหญ่ เป็นต้น

     ๖. การอนุมัติสั่งซื้อหรือสั่งจ้าง

             ในการจัดซื้อหรือจ้างเมื่อคณะกรรมการเปิดซองสอบราคาได้ดำเนินการจัดหาผู้ขายหรือผู้รับจ้างแล้ว โดยมีความเห็นว่า สมควรซื้อหรือจ้างจากผู้เสนอราคารายใดแล้ว รายงานผลการพิจารณาเสนอผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ       และหรือหัวหน้าส่วนราชการ เพื่อเสนอขออนุมัติต่อผู้มีอำนาจสั่งซื้อหรือสั่งจ้าง และเมื่อได้รับอนุมัติให้สั่งซื้อหรือสั่งจ้างจากผู้มีอำนาจแล้ว จึงไปดำเนินการจัดทำสัญญาต่อไป

     ๗. การทำสัญญา

           (1) ส่วนราชการจัดเตรียมสัญญา และมีหนังสือแจ้งให้ผู้ขายเข้ามาทำสัญญา

           (2) ผู้ขายเตรียมหลักประกัน เพื่อทำสัญญา โดยผู้ขายยื่นหลักประกันสัญญาและลงนามในสัญญา

           (3) หัวหน้าส่วนราชการลงนามในสัญญา และมอบสัญญาให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง จำนวน 1 ชุด

           (4) เจ้าหน้าที่พัสดุมีหนังสือแจ้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุหรือคณะกรรมการตรวจการจ้างรับทราบ พร้อมทั้งส่งสำเนาสัญญาให้ด้วย

            (5) เมื่อส่วนราชการได้ดำเนินการทำสัญญาแล้ว หัวหน้าส่วนราชการต้องส่งสำเนาสัญญาหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ ซึ่งมีมูลค่าตั้งแต่หนึ่งล้านบาทขึ้นไป ให้สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินหรือสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาค     แล้วแต่กรณี และกรมสรรพกรภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ทำสัญญาหรือข้อตกลง

            ทั้งนี้ กรณีที่คู่สัญญาสามารถส่งมอบพัสดุได้ครบถ้วนภายใน 5 วันทำการ นับแต่วันถัดจากวันที่ทำข้อตกลงเป็นหนังสือ หัวหน้าส่วนราชการอาจใช้ดุลพินิจทำข้อผูกพันกับผู้ซื้อหรือผู้รับจ้าง โดยทำข้อตกลงเป็นหนังสือก็ได้

ข้อพึงระวังอย่างไรที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาหรือพัฒนางาน

          1. ไม่แนบหลักฐานการเผยแพร่ประกาศสอบราคา ประกาศผลผู้มีสิทธิได้รับการคัดเลือกและประกาศผลผู้ชนะการสอบราคาในระบบ e-GP และ Website ของส่วนราชการในใบสำคัญคู่จ่าย ทำให้ไม่ทราบว่าได้ปฏิบัติตามระเบียบหรือไม่

          **ปริ้นประกาศสอบราคา ประกาศผลผู้มีสิทธิ ประกาศผลผู้ชนะการสอบราคาลงในระบบ e-GP และ Website ของส่วนราชการ แนบเรื่องสอบราคาให้ครบถ้วน เพื่อการตรวจสอบโดยเคร่งครัด**

          2. รายงานผลการเปิดซองสอบราคาพบว่ามีผู้เสนอราคาเพียงรายเดียว คณะกรรมการสรุปผลการจัดซื้อจากผู้เสนอราคาเพียงรายเดียวนั้น แต่ไม่ระบุเหตุผลการพิจารณาประกอบ

          **ตรวจสอบเหตุผลประกอบการพิจารณาในการรายงานขอความเห็นชอบของคณะกรรมการเปิดซองสอบราคาทุกครั้ง ก่อนนำเสนอผู้มีอำนาจสั่งซื้อ/จ้างลงนามอนุมัติโดยเคร่งครัด เช่น อยู่ในวงเงินงบประมาณที่ได้รับและเป็นประโยชน์ต่อทางราชการอย่างไรบ้าง และถูกต้องตามเงื่อนไขหรือไม่**
เจ้าของความรู้ นางปิยะมาศ ภูจอมแก้ว
ตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน  
สังกัด ฝ่ายอำนวยการ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/39-km

ความจำเป็นของกิจกรรมเสริมในการฝึกอบรม

              การเรียนการสอนด้วยทฤษฎีในห้องเพียงอย่างเดียว อาจจะไม่ประสบผลสำเร็จเท่าที่ควร  กิจกรรมเสริมหลักสูตร ในการเรียนรู้ หรือ การฝึกอบรมเพื่อพัฒนาศักยภาพของทรัพยากรบุคคล  เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ทำให้ผู้เรียนผู้เข้าอบรม มีความรู้ความเข้าใจในเนื้อหาวิชาที่เรียนมากยิ่งขึ้น ทำให้ผู้เรียนนำไปปฎิบัติได้ด้วยตนเองได้อย่างถูกต้อง  นอกจากนั้นยังทำให้เกิดความเป็นกันเองระหว่างผู้สอนกับผู้เรียน  กล่าวคือการแปลงทฤษฎีสู่การปฎิบัตินั่นเอง  การจัดกิจกรรมเสริมหลักสูตร  มีความเหาะสมกับหลักสูตรการเรียนรู้ทั้งระยะสั้นและระยะยาว เช่น หลักสูตรระยะสั้น  2  - 10  วัน  ระยะยาว  มากว่า 10  วัน  ขึ้นไป เป็นต้น
                   ขอยกตัวอย่าง จากหลักสูตร  ผู้นำการพัฒนา ตามโครงการพัฒนาศักยภาพผู้นำชุมชนเพื่อเสริมสร้างความเข้มแข็งของชุมชน ดำเนินการโดยศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี  กรมการพัฒนาชุมชน  เมื่อปี 2551 2557 ดังนี้

                   1.  วิชา. กระบวนทัศน์และภาวะผู้นำชุมชน เนื้อหาวิชาจะเน้นไปในเรื่อง ความหมายของผู้นำ  ภาวะผู้นำ กระบวนทัศน์ผู้นำยุคใหม่ การคิดเชิงบวก  การทำงานเป็นทีม บทบาทหน้าที่ผู้นำชุมชน  ผู้นำกับการขับเคลื่อนการพัฒนาชุมชน  เป็นต้น  การเรียนการสอนใช้วิธีการแบ่งกลุ่มระดมสมอง นำเสนอ

                   กิจกรรมเสริมวิชา.กระบวนทัศน์และภาวะผู้นำชุมชน ได้แก่ การชมภาพยนตร์เรื่อง เสียงกรู่จากครูใหญ่ หรือ ยอดชายนักพัฒนา  เป็นภาพยนตร์ประเทศเกาหลี  ความยาว 30 นาที  เนื้องเรื่องเน้นไปในบทบาทหน้าที่ความขยันอดทน  ความเข้มแข็ง ของนักพัฒนา  เพื่อแก้ไขปัญหาความยากจนของชาวชนบท   จากนั้นได้มอบหมายให้ผู้นำชุมชนที่ชมภาพยนตร์ตอบคำถาม  3 ข้อตามในงานหลังจากการชมภาพตร์  คำถาม  1) ท่านได้ข้อคิดอะไรจากการชมภาพยนต์ 2) มีกิจกรรมอะไรบ้าง  3) ท่านจะนำไปปรับใช้กับตนเอง  ครอบครัว  และชุมชนอย่างไร

                   2.  วิชา. การเสริมสร้างบุคคลิกภาพผู้นำ  หรือ  การพูดในที่ชุมชน  เวลาเรียนและฝึกปฏิบัติ 3 ชั่วโมง กิจกรรมเสริม การแสดงบทบาทสมมติ 2 ชั่วโมง  การแสดงบทบาทสมมติเป็นการจำลองสถานการณ์ ที่ผู้นำชุมชนจะต้องได้ปฏิบัติในชุมชนของตนเอง เช่น การเป็น

พิธีกร  เป็นผู้กล่าวรายงาน หรือ เป็นประธานในกิจกรรมต่างๆ ที่ชุมชนจัดขึ้น ซึ่งได้แก่ กิจกรรมการฝึกอบรมประชาชน การจัดกิจกรรมแข่งขันกีฬา งานบุญประเพณีต่าง ๆ เป็นต้น ผู้นำชุมชนที่ผ่านการฝึกพูดมาแล้วต้องนำไปใช้ประโยชน์ ดังนั้น กิจกรรมเสริมการแสดงบทบาทสมมติ จึงเป็นกิจกรรมที่สร้างความมั่นใจให้แก่ผู้นำชุมชนมากยิ่งขึ้น ในการทำงาน นอกจากนั้น ยังสร้างความเข้มแข็ง  ความกล้าหาญในการแสดงความคิดเห็น กล้าที่จะเสนอปัญหา แนวทางแก้ปัญหาในที่ประชุมทั้งในระดับหมู่บ้าน ตำบล เป็นต้น

                   ดังนั้น กิจกรรมเสริมในการฝึกอบรม  ยังมีความจำเป็นอยู่มาก สำหรับการเรียนการสอนที่จำกัดด้วยเวลา กิจกรรมเสริมไม่จำเป็นต้องกระทำในช่วงระยะเวลาฝึกอบรมเท่านั้น กระทำหลังจากการฝึกอบรมเสร็จไปแล้วก็ได้  เพราะการให้ความรู้แก่บุคคลทั่วไป ถ้าจะให้ได้ผลจริง ๆ แล้ว ต้องลงมือปฏิบัติด้วย และนำผลจากการปฏิบัติมาวิเคราะห์หาข้อดีข้อเสียง อีกครั้ง ฉนั้นกิจกรรมเสริมในแต่ละวิชา ในหลักสูตรต่างๆ  ควรจัดขึ้น โดยเฉพาะวิชาที่เข้าใจยาก หรือ วิชา..ที่เป็นวิชาการ วิชาด้านกฎระเบียบหรือความรู้ด้านกฎหมาย เป็นต้น

เจ้าของความรู้   นายสุวัฒน์ชัย  ทิพย์จันทร์


ตำแหน่ง   นักทรัพยากรบุคคลชำนาญการ

สังกัด    ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี  สถาบันการพัฒนาชุมชน

***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/38-km

วันพุธที่ 29 มิถุนายน พ.ศ. 2559

เทคนิคการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรม หลักสูตรผู้นำการพัฒนา



แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับ  การได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าหน้าที่บริหารโครงการฝึกอบรมสำหรับหลักสูตรผู้นำการพัฒนา

ส่วนนำ
กรมการพัฒนาชุมชน มอบหมายให้ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี ดำเนินการฝึกอบรมผู้นำชุมชน หลักสูตรผู้นำการพัฒนา ตั้งแต่ปี ๒๕๕๑ ถึงปัจจุบัน  เพื่อให้ผู้นำได้พัฒนาศักยภาพและเป็นกำลังหลักในการขับเคลื่อนการดำเนินงานพัฒนาชุมชน  โดยเน้นการสร้างผู้นำที่มีภาวะผู้นำ มีคุณธรรม/จริยธรรม ในการขับเคลื่อนงานในภาคประชาชน ขับเคลื่อนแผนชุมชน ตลอดจนงานพัฒนาด้านต่าง ๆ ในชุมชน
ในปีงบประมาณ ๒๕๕๙ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี ได้ดำเนินโครงการพัฒนาศักยภาพผู้นำชุมชนเพื่อเสริมสร้างความเข้มแข็งของชุมชน หลักสูตรผู้นำการพัฒนา ประจำปี ๒๕๕๙ จำนวน ๑๗ รุ่น ผู้เขียนได้รับมอบหมายจากท่านเชิดทวี สูงสุมาลย์ หัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคล ให้เข้ามามีบทบาทในการเป็นผู้รับผิดชอบการบริหารโครงการฝึกอบรมหลักสูตรดังกล่าว ถือว่าเป็นโครงการที่มีความสำคัญโครงการหนึ่งของกรมการพัฒนาชุมชน ได้รับการจัดสรรงบประมาณจำนวนมาก และเป็นโครงการที่ผู้เขียนไม่มีประสบการณ์ในการบริหารจัดการโครงการ รวมทั้งโครงการดังกล่าวทางกรมฯมีนโยบายให้เร่งดำเนินการให้แล้วเสร็จในช่วงไตรมาสแรกของปีงบประมาณ ทำให้ในช่วงดำเนินโครงการในระยะแรก พบปัญหาหลายประการที่จะกระทบต่อการบริหารโครงการ เช่น
-          ระยะเวลาของการประชุมทีมวิทยากรมีน้อยมาก
-          การประสานงาน/การทำหนังสือแจ้งจังหวัดล่าช้า
-          ความกังวลเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายที่เข้าร่วมโครงการจะไม่ครบตามตัวชี้วัดโครงการ
-          ระยะเวลาในการเตรียมสถานที่ในการฝึกอบรมมีน้อยมาก
-          การเตรียมอาคารหอพักยังไม่มีความพร้อม ๑๐๐ % เนื่องจากมีการใช้อาคารหอพักหลังใหม่
-          การจัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ในการฝึกอบรม
-          ปัญหาในปีที่ผ่านมา ผู้เข้าอบรมไม่รู้จักสถานที่ตั้งของศูนย์ศึกษาฯ ทำให้เดินทางมาถึงสถานที่อบรมไม่ทันกำหนดการลงทะเบียน/รายงานตัว
ส่วนขยาย
การฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา จะประสบผลสำเร็จและมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับการเตรียมงานที่ดีเป็นสำคัญ จากประสบการณ์ในการดำเนินโครงการ ผู้เขียนขอนำเสนอ ปัจจัยความสำเร็จในการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา  ซึ่งเป็นองค์ความรู้ที่สั่งสมจากประสบการณ์ในการปฏิบัติงาน และการเรียนรู้จากหัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคลที่ท่านได้สอนแนะงานในด้านการบริหารโครงการฝึกอบรมดังกล่าว ซึ่งสามารถอธิบายถึงขั้นตอนที่นำมาปฏิบัติงานสำหรับการเตรียมงานก่อนการฝึกอบรม ซึ่งมีกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องดำเนินการ ดังนี้
     . เมื่อได้รับการหนังสือสั่งการจากกรมฯเกี่ยวกับการดำเนินโครงการฝึกอบรม ให้มีการประชุมเจ้าหน้าที่ศูนย์ศึกษาฯ เพื่อรับทราบแนวทางการดำเนินโครงการร่วมกัน
     . สถาบันการพัฒนาชุมชน มีการประชุมเตรียมความพร้อมทีมวิทยากรของแต่ละศูนย์ศึกษาฯ เพื่อกำหนดแนวทางการพัฒนาหลักสูตร และซักซ้อมทีมวิทยากรสอนในแต่ละรายวิชา
     . ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชน จัดประชุมทีมงาน เพื่อกำหนดแผนการดำเนินงานฝึกอบรม โดยส่งรายละเอียดว่าจะเริ่มดำเนินการในช่วงใด จำนวนรุ่นที่ได้รับจัดสรร และในแต่ละรุ่นจะฝึกอบรมจังหวัดอะไรก่อน-หลัง จากนั้นทำหนังสือแจ้งกลับไปยังสถาบันการพัฒนาชุมชน เพื่อกรมฯทำหนังสือสั่งการมายังจังหวัดอีกครั้ง
     . ประชุมทีมวิทยากรกำหนดตารางการฝึกอบรม และปรับหลักสูตรให้มีความเหมาะสม มีการจัดเรียงลำดับหัวข้อวิชา พิจารณาจัดตามวัตถุประสงค์ของหัวข้อวิชา ความยากง่ายของหัวข้อวิชา และหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่  จากนั้นจัดทำหนังสือประสานไปยังจังหวัดในพื้นที่บริการของศูนย์ศึกษาฯ ๘ จังหวัด ให้จังหวัดแจ้งกลุ่มเป้าหมายในการเตรียมความพร้อมสำหรับการฝึกอบรม โดยในหนังสือให้ระบุสิ่งที่ผู้นำชุมชนต้องเตรียมติดตัวมาด้วย เช่น เสื้อผ้าสวมใส่สำหรับ ๓ วัน ๒ คืน ชุดออกกำลังกาย ยารักษาโรค ระบุวัน/เวลาที่ดำเนินการฝึกอบรมให้ชัดเจน มีตารางฝึกอบรมแยกเป็นรายวิชาตลอดทั้ง ๓ วัน พร้อมแนบแผนที่/ข้อมูลการเดินทางมายังศูนย์ศึกษาฯให้ทราบด้วย จากนั้นให้มีการประสานงานกับจังหวัดเป็นการภายในอีกครั้ง เพื่อยืนยันการได้รับหนังสือ และทำความเข้าใจร่วมกับเจ้าหน้าที่ของจังหวัดเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายที่กรมฯได้กำหนดมาในตัวชี้วัด ที่ระบุไว้ตำบลละ ๒๐ คน ที่มีการแยกเป็นตำแหน่งต่างๆ โดยขอความร่วมมือให้คัดเลือกผู้นำชุมชนที่มีคุณสมบัติตรงตามที่กรมฯกำหนด และต้องมีการประสานงานกันอย่างสม่ำเสมอจนถึงช่วงฝึกอบรม
     . เมื่อได้รับการจัดสรรงบประมาณโครงการฝึกอบรมมาจากกรมฯ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการสามารถดำเนินการขออนุมัติหลักการดำเนินงานโครงการได้ทันที โดยไม่ต้องรอเวลาให้ใกล้ช่วงของการจัดฝึกอบรม  การขออนุมัติโครงการให้เขียนภาพรวมของโครงการทั้งหมด โดยให้ครอบคลุมทุกกิจกรรมของโครงการที่จะต้องเนินการทั้งหมด อธิบายหลักการเหตุผล วัตถุประสงค์ของโครงการ กำหนดคุณสมบัติผู้เข้ารับการฝึกอบรม  จำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม  ระยะเวลา กำหนดการฝึกอบรม สถานที่ฝึกอบรม   งบประมาณค่าใช้จ่าย รูปแบบ/กิจกรรมที่ใช้ในการฝึกอบรม  ผู้รับผิดชอบโครงการ และผลที่คาดว่าจะได้รับ หากมีโครงการที่กรมฯได้จัดทำไว้แล้ว สามารถนำมาปรับใช้เพื่อขออนุมัติโครงการกับผู้บังคับบัญชา  ส่วนสิ่งที่สำคัญที่สุดคือจะต้องมีหลักฐานที่ใช้ประกอบการขออนุมัติโครงการด้วย นั่นก็คือ รายละเอียดงบประมาณ หลังจากนั้นให้ทำหนังสือเสนอผู้มีอำนาจ (อธิบดี หัวหน้าส่วนราชการ) เพื่อลงนามและอนุมัติจัดโครงการ  ซึ่งในส่วนนี้ฝ่ายอำนวยการจะเป็นผู้รับผิดชอบในการขออนุมัติจัดและขอใช้เงิน
               . หลังจากได้รับการอนุมัติให้จัดและอนุมัติให้ใช้เงินแล้ว ให้ผู้รับผิดชอบโครงการ ซึ่งเสมือนเป็นเลขานุการคณะทำงาน จัดทำร่างคำสั่งการปฏิบัติงาน โดยระบุขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบในแต่ละกิจกรรม เช่น เจ้าหน้าที่โครงการ ทีมวิทยากร วิทยากรเวรประจำวัน ทีมประเมินผล ทีมพัสดุและการเงิน ทีมเวรบริการ เป็นต้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการกำหนดหน้าที่ของแต่ละคนให้ชัดเจน ในขั้นตอนการเตรียมการก่อนดำเนินการฝึกอบรม  ขั้นตอนต่างๆ สามารถดำเนินการไปพร้อมกันได้  เช่น 
.๑ เตรียมการด้านวิชาการ  จัดประชุมทีมวิทยากรร่วมกันกำหนดว่าจะทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเกิดความรู้ ความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติ ในเรื่องอะไรบ้าง โดยเทคนิค และวิธีการอย่างใด และจะต้องใช้เวลามากน้อยเพียงใด รวมถึงการกำหนดกิจกรรมเสริมหลักสูตร เพื่อจะทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเกิดการเรียนรู้  จัดเตรียมเอกสารและรายละเอียดการฝึกอบรม ได้แก่ ประสานกรมฯเพื่อขอรับเอกสารประกอบการบรรยาย จัดทำสื่อประกอบการบรรยาย  Power Point,  DVD  ฯลฯ  ประวัติวิทยากร  ป้ายชื่อวิทยากร  จัดทำแบบประวัติผู้นำชุมชน จัดเตรียมกระเป๋าเอกสาร/อุปกรณ์สำหรับแจกผู้เข้าอบรม (เอกสารประกอบ แบบประวัติผู้นำฯ สมุดโน๊ต ปากกา ดินสอ)  จัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ที่ใช้ในการฝึกปฏิบัติหรือแบ่งกลุ่มอภิปราย/ฝึกปฏิบัติ (กระดาษฟริปชาร์ต ปากกาเคมี กระดาษกาวย่น) จัดทำแบบประเมินผลการฝึกอบรม/สัมมนา  และจัดทำประกาศนียบัตรสำหรับผู้ผ่านการฝึกอบรม
.๒ ด้านการบริหารจัดการ มีการประชุมทีมงานลูกจ้าง เพื่อสำรวจสถานที่ฝึกอบรม ซ่อมแซ ปรับปรุง ทำความสะอาดสถานที่ฝึกอบรม เช่น ห้องพัก ห้องอาหาร ห้องฝึกอบรม โรงอาหาร สถานที่ทำกิจกรรม  ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ จะต้องมีความพร้อม  ประสานกับฝ่ายอำนวยการในการขออนุมัติใช้รถยนต์ราชการ ทำและหนังสือขออนุมัติเงินยืมราชการ ในกรณีนี้การจัดเตรียมห้องพักได้มีการใช้อาคารราชพฤกษ์ ซึ่งถือว่าเป็นห้องพักใหม่ มีการปรับห้องพักให้รองรับจำนวน ๓๒ ห้อง พักได้ห้องละ ๓ คน โดยมีการแยกพัก คือ ชั้นบนเพศหญิง ชั้นล่างเพศชาย ดังนั้นจึงมีการเตรียมจัดทำแบบลงทะเบียนเข้าห้องพัก คือ การ์ดสีชมพูเพศหญิง การ์ดสีฟ้าเพศชาย สำหรับแจกให้ผู้เข้าอบรมจองเข้าพักในช่วงที่มีการฝึกอบรม และจัดทำป้ายบอกทางเส้นทางมายังสถานที่จัดฝึกอบรมให้มองเห็นเด่นชัดบริเวณหน้าศูนย์ศึกษาฯ
.๓ เตรียมความพร้อมด้านพิธีการ จัดทำคำกล่าวรายงานพิธีเปิดและพิธีปิด และจัดเตรียมไว้ให้พร้อมก่อนช่วงฝึกอบรม ซักซ้อม/ทำความเข้าใจกับทีมพิธีการเกี่ยวกับลำดับขั้นตอนในพิธีเปิด-ปิด กำหนดผู้ที่ทำหน้าที่พิธีกรภาคสนาม พิธีกรในงานพิธีการให้ชัดเจน และจัดเตรียมสื่อวีดีทัศน์ให้พร้อม รวมทั้งมอบหมายเจ้าหน้าที่ดูแลเครื่องเสียงในห้องที่ใช้ฝึกอบรม  ในกรณีที่เชิญผู้บริหารกรมฯมาเป็นประธานให้ทำหนังสือเชิญ พร้อมแนบคำกล่าวประธานในพิธี และกำหนดการที่ชัดเจน
          . ในการฝึกอบรม ส่วนใหญ่จะมีการดำเนินโครงการต่อเนื่องติดต่อกันเป็นเวลานาน บางครั้งจะมีการฝึกอบรมในช่วงวันจันทร์-วันเสาร์ติดต่อกันหลายสัปดาห์ ทำให้ต้องมีการแบ่งหน้าที่ผู้รับผิดชอบตามหน้าที่ต่างๆในคำสั่ง ดังนั้นก่อนเริ่มดำเนินโครงการ ๑ - ๒ วัน จะต้องมีการประชุมเพื่อเตรียมความพร้อมครั้งสุดท้าย เพื่อทำความเข้าใจในการปฏิบัติงาน โดยยึดคำสั่งปฏิบัติหน้าที่โครงการเป็นหลัก และมีการจัดทำตารางแบ่งงาน/ภาระหน้าที่ เพื่อให้แต่ละคนรับรู้ร่วมกัน หากมีการประสานงานจากผู้เข้าอบรมจะได้มีข้อมูลในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตางรางแบ่งงาน/ภาระหน้าที่ ดังตัวอย่าง                
กิจกรรม
ผู้รับผิดชอบ
วัสดุอุปกรณ์/สิ่งของ
รับลงทะเบียน/จัดทำแบบประวัติ/แจกกระเป๋าอบรม
..นภัทร โชติเกษม
แฟ้มเซ็นชื่อลงทะเบียน
แบบประเมินโครงการ/รวบรวมสรุปข้อมูลวิชาการ
นายณัฐวุฒิ เหมากระโทก
ฟริปชาร์ต ปากกา
พิธีกรประจำวัน/วิทยากรนำกิจกรรมเสริมหลักสูตร
วิทยากรเวรประจำวัน
เอกสาร กำหนดการ
บทสรุป
การจัดฝึกอบรมที่ดีและมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีการวางแผนการดำเนินงานอย่างละเอียดในทุกขั้นตอน และในฐานะเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ จำเป็นต้องแจงรายละเอียดของงานทั้งหมด เพราะยิ่งสามารถแจกแจงได้ละเอียดเท่าไร ก็ช่วยให้การวางแผนจัดการและกำกับติดตามงานได้ดีเท่านั้น เมื่อเราทำการแจกแจงงานต่าง ๆ ที่จะต้องดำเนินงานเรียบร้อยแล้ว จึงนำงานเหล่านั้นมาจัดลำดับก่อน-หลัง เพื่อจะได้ทราบว่างานใดจำเป็นต้องดำเนินการก่อน งานใดที่สามารถดำเนินการไปพร้อมกับงานใดและงานใดจำเป็นต้องรอให้งานอื่นเสร็จเรียบร้อยก่อนจึงดำเนินการได้เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านการฝึกอบรมลุล่วงไปด้วยดี และเป็นมาตรฐานเดียวกันภายในศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชน  ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องมีความเข้าใจกระบวนงานการดำเนินการจัดฝึกอบรมที่ชัดเจน 
จากการดำเนินโครงการฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรมมีความจำเป็นอย่างยิ่ง สามารถเป็นตัวกำหนดว่าโครงการจะประสบความสำเร็จหรือไม่ ผลที่ได้รับจากการดำเนินกิจกรรมตามขั้นตอนที่ผู้เขียนได้อธิบาย สามารถบริหารโครงการฝึกอบรมให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของตัวชี้วัดโครงการได้  ซึ่งหากพบปัญหาที่เกิดขึ้นในช่วงที่ฝึกอบรม เจ้าหน้าที่โครงการจะสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว สร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าอบรมได้ ส่งผลให้ผลการประเมินโครงการในภาพรวมอยู่ในระดับ “มากที่สุด”

เจ้าของความรู้  นายณัฐวุฒิ เหมากระโทก
ตำแหน่ง  นักทรัพยากรบุคคล (พนักงานราชการทั่วไป)
สังกัด  ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี  สถาบันการพัฒนาชุมชน
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่นี่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/34-km